１、文件登记人员登录：新建电子文档（直接起草或将已有文档导入），主要登记内容：文件编号、标题、类别等。页面按文件类别、上报人、上报部门等分类显示该用户起草的文档详细信息，用户可以删除尚未签批和被退回的文档，还可按文件类别、上报人等实时查看文件签批状态表、结束签批流程表等；

　　２、文件分发岗位人员登录：根据权限（每个文件分发岗位人员负责一个、多个或全部类别的文件），可以按文件类别、上报单位、上报人等分类查看新建的文档和已签批过的文档，并检查文件是否符合要求，将不合格的文件退回（对方可以及时查看），合格的文件按需要批量传送给某位或多位领导。并可以按文件类别、上报单位、上报人等查看文档签批状态表、退回文件列表、结束签批列表等（详细状态，实时更新）；

　　３、领导登录系统（可根据需要提供本地自动登录控件）：页面按文件类别、上报单位、上报人等分类显示需要签批的文件，点击文件名即可远程手写签批，并按照不同领导自动分配签批的笔色和笔宽（管理员后台设置）。签批一份文件后，可选择继续签批下一份文件或退出签批。文件完成签批后传回到文件分发岗位并等待下一次分发，并更新签批状态表。同时，领导还可在此查看自己的签批记录；

　　４、文件待所需领导全部签批后，由文件分发岗位结束该文档的签批操作。根据权限（管理员后台设置），可在按文件类别、上报单位、上报人等分类显示的打印存挡列表中打印某个或某类已结束签批的文件；

　　５、系统管理员可在后台管理页面中新增系统用户、删除用户，分配用户工作岗位，控制文件登记用户查看签批状态表中文件和打印文件的权限，控制文件分发用户分发文件、查看签批状态表中文件和打印文件的权限，分配不同领导签批的笔色和笔宽等。