考察现存的在一个单位内部，电子文档被共享的方式，无非有以下几种：
1、电子邮件，点对点发送；
2、网上邻居直接文件共享；
3、在单位内部网站发布，供下载或点击链接后阅读；
4、在类似OA或者MIS系统中供有权限的用户阅读；

　　以上方式中，方式 1、2、3根本不具备任何安全性，任何稍微具备计算机知识的用户就可以轻易在阅读文档的同时，把文档复制另存或者打印输出。方式4虽然解决了阅读权限问题，但是没有解决如何防止在阅读这些文档的同时将文档复制粘贴、另存、打印等问题。所以，目前的电子文档管理存在不少问题，一旦当人员离开单位或其他原因，把秘密重要文件拷贝到软盘带走，或通过网络发送出去的时候，将为单位带来巨大经济或安全利益的损失。

优泰文档安全共享系统特点

　　优泰文档安全共享系统具备简单、高效、安全、不依赖任何办公自动化系统的特点，支持B/S和C/S方式，支持通过专门客户端程序或IE浏览器登录并阅读相关文档。

文件发布管理：
　　所有电子文档的发布在这里由系统管理员或文档作者发布，发布时可指定权限，权限包括有权用户组，能否阅读、能否打印、能否另存，能否复制到粘贴板等内容。

用户权限管理：
　　凭用户名、密码阅读相关文档，并视权限允许执行相关打印、另存，复制的操作。

文件上传与加密解密：
　　共享发布的文档统一加密保存在服务器数据库中，客户机阅读时采用内存流技术，不在本地留下临时文件，无法复制。

　　优泰文档安全共享系统在所有用户中实现信息有层次的高度共享，包括远程员工、外部供应商和合作伙伴，改善整体操作效率，促进合作。加强对载有企业知识产权、政府敏感信息的电子文档的保护，以确保文档在起草、存储、传输、共享等过程中始终处于安全状态。 简化目前企业、政府复杂的文档发布、共享体系及降低系统的投入。提高信息系统的投资回报率。系统的高度兼容及开放。